La fourniture d’informations complémentaires peut s’effectuer à la demande des candidats ou à l’initiative de l’acheteur. Dans tous les cas, l’acheteur respecte le principe d’égalité de traitement des candidats : il informe l’ensemble d’entre eux des modifications ou des renseignements complémentaires qu’il apporte aux documents de la consultation. Ainsi, tous les candidats disposent d’informations et de délais identiques pour formuler leur offre.

Questions des candidats

Si les candidats ont besoin d’informations complémentaires, ils peuvent poser des questions.

L’avis de marché mentionne les coordonnées de la personne à contacter au sein de l’acheteur afin d’obtenir des renseignements sur le marché.

Les candidats doivent utiliser le même mode de transmission de leurs questions et échanges pendant toute la procédure

Les échanges courants peuvent être faits en utilisant les profils d’acheteurs.

Les profils d’acheteurs comportent une rubrique spécifique où les candidats posent leurs questions et les acheteurs publient les réponses correspondantes. Ceci permet à tous les opérateurs économiques intéressés par le marché d’avoir accès aux mêmes informations.

En effet, si la réponse entraîne une connaissance spécifique ou un avantage à un candidat pour la compréhension du projet, l’ensemble des candidats doit être informé.

La réponse sera également visible pour toutes les entreprises n’ayant pas encore téléchargé les documents de la consultation

Chaque candidat peut librement s’adresser à l’acheteur, sous réserve d’avoir au préalable lu l’ensemble des documents de la consultation pour s’assurer que la réponse n’y figure pas déjà.

Il est recommandé, pour des questions de transparence et de traçabilité, de poser ses questions par écrit : courriel, télécopie ou profil d’acheteur.

Afin de recevoir les réponses aux questions posées par les autres candidats potentiels, il est essentiel d’être identifié par l’acheteur, et notamment de télécharger le DCE sur le profil d’acheteur en laissant des coordonnées détaillées et en utilisant une adresse mail relevée régulièrement.

Informations complémentaires fournies par l’acheteur

Même en l’absence de questionnement préalable, l’acheteur peut apporter des informations complémentaires.

En cours de procédure, des correctifs mineurs peuvent intervenir, à condition qu’ils ne modifient pas substantiellement la définition du besoin ou la nature du marché.

Ces compléments ou correctifs doivent être communiqués à l’ensemble des candidats potentiels identifiés dans un délai raisonnable avant la date limite de remise des offres.

Négociation

Dans le cadre d’un marché passé selon une procédure adaptée (Mapa), des échanges sont possibles entre les candidats et l’acheteur, s’il a prévu de mettre en œuvre une négociation dans les documents de la consultation mais elle n’est pas obligatoire.

Modalité d’échanges entre les candidats

Lorsque le soumissionnaire a transmis son offre, il ne peut plus la modifier, mais peut en déposer une nouvelle, à condition d’être toujours dans les délais. C’est la dernière offre reçue qui sera ouverte.

L’acheteur peut communiquer avec un candidat dans l’un des cas suivants :

• Des pièces ou informations sont absentes ou incomplètes (demande de régularisation de la candidature).
• L’acheteur a besoin d’une précision. Il ne doit pas s’agir d’une négociation ou d’une modification de l’offre.
• Il y a une erreur matérielle flagrante, par exemple une erreur de calcul évidente dans une annexe financière (cela doit rester exceptionnel).
• Il est nécessaire de régulariser une offre irrégulière en appel d’offres ou en procédure adaptée sans négociation.
• L’offre est anormalement basse par rapport à la valeur de son estimation initiale, de sa connaissance générale du marché, de la moyenne de l’ensemble des offres, etc.