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Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?

Vérifié le 01/01/2023 – Direction de l’information légale et administrative (Première ministre)

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles. Cette page indique les délais de conservation des principaux documents. Vous pouvez aussi utiliser un simulateur.

Simulateur
Savoir combien de temps il faut conserver un document professionnel

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Direction de l’information légale et administrative (Dila) – Première ministre

Document civil et commercial

Type de document

Durée de conservation

Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale (papier ou électronique)

5 ans

Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur

2 ans

Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120 €)

10 ans à partir de la livraison ou de la prestation

Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans

Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)

5 ans

Document de transport de marchandises

5 ans

Déclaration en douane

3 ans

Police d’assurance

2 ans à partir de la résiliation du contrat

Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)

5 ans à partir de la fin de la protection

Dossier d’un avocat

5 ans à partir de la fin du mandat

Pièce comptable

Type de document

Durée de conservation

Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

  À savoir

Lorsque ces documents sont reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération.

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Ce délai commence à partir :

  • de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres,
  • ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Exemple : les éléments concernant les revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu’à fin 2021.

Document fiscal

Type d’impôt

Durée de conservation

Impôt sur le revenu et sur les sociétés

6 ans

Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel

6 ans

Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)

6 ans

Impôts directs locaux (taxes foncières …)

6 ans

Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE

6 ans

Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)

6 ans

 Attention :

les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).

Document social

Type de document

Durée de conservation

Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)

5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)

Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)

5 ans

– Registre de titres nominatifs

– Registre des mouvements de titres

– Ordre de mouvement

– Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration

5 ans à partir de la fin de leur utilisation

Feuille de présence et pouvoirs

3 derniers exercices

Rapport du gérant ou du conseil d’administration

3 derniers exercices

Rapport des commissaires aux comptes

3 derniers exercices

Gestion du personnel

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.

5 ans

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

1 an

– Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail

– Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT)

5 ans

Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie

5 ans

  À savoir

L’employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé + 6 ans.

Pour en savoir plus

Le barème est le suivant :
Enseignes :
. Sommes des surfaces < à 7 m² : exonération
. Sommes des surfaces > à 7 m² : 15€/m²
Panneaux publicitaires et préenseignes :
. Dispositifs non numériques : 15€/m²
. Dispositifs numériques : 45€/m²

Les exonérations :
Elles portent sur :
. les dispositifs exclusivement dédiés à l’affichage de publicité à visée non commerciale et de spectacles
. les enseignes dont la somme des superficies est inférieure ou égale à 7m².

Sont également exonérés à 50% :
. les dispositifs dépendant d’une concession municipale d’affichage
. ainsi que ceux apposés sur des éléments de mobilier urbain.

 

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